对于一般贸易进口业务来说，最重要的莫不过于商品编码归类了。商品编码归类错误的最主要原因并不是人为因素，就是那句在海关处罚决定里常见的台词“由于公司的业务人员对进出口业务不熟悉，不了解海关相关法律等等。”海关可以这么写，但企业不能这样认为，把错误全部归咎到人为因素是错上加错，无论更换谁来做，商品编码归类错误的事件还是会一再重演。
商品编码归类错误的主要原因有三个，最主要的原因还是管理体制缺失。第一是物品的专业性，技术特点难以理解。例如加工生产中常用的机床，要准确归类要了解加工对象，加工方法，是否数控，是否属于加工中心，是立式还是卧式，具体的功能原理，加工工件的精度范围等要素，其中哪一个要素错了，都可能导致归类错误。造成涉税，涉证的通关事故。
第二个是中文翻译不恰当。再举个例子，英文grease可以翻译为润滑油或润滑剂，如何称呼对生产活动都没有影响。但在商品编码归类中润滑油和润滑剂可是大相径庭。含矿物油70%以上才能叫润滑油，进口关税率6%，按升缴纳消费税。含矿物油70%或不含矿物油的叫润滑剂，进口关税率10%，没有消费税。
第三个是没有复核确认体制。一般企业要进口新的物品时，采购部门通知报关员什么时候要进口新的物品了，报关员看名称归类，如果吃不准该归那里，就会向采购部门，技术部门等确认归类所必须的信息。归类完成就向海关提出进口申报。这样的流程存在最大的问题就是信息的不确定性，信息来源不确定，今天找这个部门的张三，明天找另一个部门的李四。信息正确性不确定，由于无需负责，提供给报关员的信息没有经过详细确认，错误的可能性很大。
以上三个原因叠加，再加上一般进口的日程较为紧急等外部环境因素影响，忙中出错，商品编码归类错误的概率就会大大增加。
没有什么业务问题是一个好的管理体制所解决不了的，报关部门必须建立一套公司内各个部门认可的商品编码归类体制，使用部门，采购部门，报关部门协力才能做好商品编码归类业务。这个流程有两个要点，第一是报关部门要设计固定的商品编码归类资料模板，其中应包含所有申报要素要求。例如名称，材质，功能原理，规格型号，用途，其他必要参数。归类资料由使用部门提出，经过采购部门交给报关部门，需要各部门的责任者都过目并签章确认。这样就可以形成一套严谨的，可以追溯的管理体制，确保所有的要素的正确性。在此基础上报关员要提高归类技能，就可以保证商品编码的归类正确性。退一万步来说，归类即便发生错误，申报要素是对的，管理体制是完善的，对于海关来说可以判断为技术性违规，免于或减轻处罚。


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