国际贸易涉及多种文件，例如商业文件、财务文件、运输单据、保险文件及其他与国际贸易有关的文件。在处理付运的出口货品时，可签订多达四种合约：出口销售合约、运输合约、财务合约、货物保险合约。因此，必须认识各种文件的功能及其在国际贸易中的用途。
a.商业文件
文件 功用 负责拟备文件者
报价单quotation 这是售货的报价，应清楚说明价钱、品质详情、货品数量、贸易条款、交货条件、付款方式。 出口商
销售合约(见附录三)salescontract 这是买方与卖方之间的合约，订明交易细则，具法律约束力，因此在签署前最好先征询法律意见。 出口商及进口商
估价发票proformainvoice 这是货物付运时由供应商提供的发票，作用是通知买家即将付运商品的种类、数量、价值及进口规格（重量、大小及类似的特点）。估价发票不是用来要求买方付款的，但可用于申请进口证、安排外汇或其他财务安排。 出口商
商业发票commercialinvoice 这是出口商要求进口商根据销售合约支付货款的正式文件。商业发票应说明所售货品的详情、付款方式及贸易条款。商业发票也在货品清关时使用，有时供进口商安排外汇时使用。 出口商
装箱单packinglist 详列付运货品装箱资料的文件。 出口商


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